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In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen ersten KI-Telefonassistenten als intelligenten Anrufbeantworter konfigurierst. Alternativ findest du die Anleitung auch in diesem Video:

Einrichtung eines intelligenten Anrufbeantworters im Video (Dauer: 2min)

1

Stimme wählen

Wähle aus verschiedenen KI-Stimmen die passende Persönlichkeit für deinen KI-Anrufbeantworter aus.
2

Sprache festlegen

Wähle aus, welche Sprache(n) dein Assistent sprechen soll.
3

Startnachricht festlegen

Definiere die Begrüßung, mit der dein KI-Assistent jedes Gespräch beginnt.
4

Prompt anpassen

Passe das Verhalten der Telefon-KI an, indem du Gesprächsregeln und zu erfragende Informationen festlegst. Du kannst hier unsere Prompt-Vorlagen nutzen.
5

Telefonnummer einrichten

Kaufe eine dedizierte Nummer für deinen KI-Anrufbeantworter und integriere sie per Rufweiterleitung in deinen Workflow.
6

Tools einrichten (optional)

Definiere, welche Fähigkeiten (Tools) der Assistent während des Calls nutzen kann. (Weiterleitung, Web-Suche, Kalenderbuchung, etc.)
7

Nachverarbeitung (optional)

Definiere, wie der Assistent absolvierte Gespräche verarbeiten soll (SMS-Versand, E-Mail-Versand, API, etc.

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Schritt 1: Einen neuen Assistenten erstellen

Um einen neuen Assistenten zu erstellen, gehe ich unter Assistenten rechts oben aufAssistenten erstellen. Danach kann ich meinem Assistenten einen Namen geben, damit ich ihn leicht wieder erkenne. CleanShot 2025-07-25 at 13.48.45.gif

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Schritt 2: Stimme & Sprache auswählen

Im nächsten Schritt wähle ich eine Stimme aus, die mir gefällt. Du kannst dir kurze Tests aller Stimmen direkt in der Plattform anhören. CleanShot 2025-07-25 at 13.50.32.gif Da ich einen Assistenten für fonio erstellen möchte, und wir unseren Hauptsitz in Wien haben, entscheide ich mich für Marie, die Deutsch spricht, und einen österreichischen Akzent hat.
Stimme und Sprache müssen immer zueinenander passen. Bestimmte Stimmen können nur bestimmte Sprachen sprechen.

Beispiel: Die Stimme Marie spricht Deutsch (Österreichisch), daher muss bei Sprache auch unbedingt Deutsch ausgewählt werden.
Als Sprache wähle ich in diesem Fall Deutsch, da ich nicht davon ausgehe, Anrufe in anderen Sprachen zu erhalten. CleanShot 2025-07-25 at 13.53.11.gif

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Schritt 3: Startnachricht festlegen

In der Startnachricht lege ich fest, was der Assistent sagen soll, nachdem er abhebt. CleanShot 2025-07-25 at 13.57.29.gif
Tipp: Halte deine Startnachricht möglichst kurz, und versuche, den Anrufer direkt aufzufordern, in das Gespräch einzusteigen, zum Beispiel mit der Frage: Wie kann ich helfen?

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Schritt 4: Prompt erstellen

Der nächste, und wichtigste Schritt beim Erstellen von Assistenten ist der Prompt. Je besser der Prompt geschrieben und strukturiert ist, desto besser und “intelligenter” wird mein Assistent sich in Anrufen verhalten. Damit ich hier nicht komplett von vorne beginnen muss, wähle ich eine der verfügbaren Prompt-Vorlagen, und übernehme diese in mein Prompt-Fenster. CleanShot 2025-07-25 at 13.59.07.gif Jetzt passe ich den Prompt an meine individuellen Anforderungen an. Dafür muss ich Informationen zu meinem Unternehmen ergänzen, und angeben, wie sich die KI in den verschiedenen Anrufsituationen verhalten soll: 
# Gesprächsablauf

Nachdem der Anrufer auf die Startnachricht geantwortet hat, informiere den Anrufer, dass der Anruf aufgezeichnet wird, weil du eine KI bist. Sag dann:

Erfrage danach das Anliegen des Anrufers. Warte eine Antwort ab.

“Danke, ist das ihr vollständiges Anliegen? Ich würde es jetzt an die richtige Person senden, damit diese sich schnellstmöglich bei Ihnen melden kann.” Warte eine Antwort ab.

Bitte anschließend den Anrufer seine Kontaktdaten zu nennen. Erfrage diese in folgender Reihenfolge:

1. Vorname und Nachname.
2. Frage den Anrufer, ob er unter der aktuellen Nummer für einen Rückruf erreichbar ist. Falls nicht, erfrage eine alternative Nummer.

Wenn der Anrufer sein Anliegen schon gesagt hat und keine weiteren Fragen hat, dann beende den Anruf.

Du sollst nur das Anliegen und die Kontaktdaten des Anrufers aufnehmen. Gehe auf keine inhaltlichen Fragen ein.

# Über dich

- Dein Name (Name der KI): Lena
- Deine Rolle/Beruf: Empfangsperson
- Das Unternehmen bei dem du arbeitest: fonio

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# Allgemein

- Ziel: Dein Ziel ist es das Anliegen des Anrufers aufzunehmen, damit du es einem Mitarbeiter schriftlich weiterleiten kannst.
- Ansprechform: Spreche Kunden per Sie an.
- Fragen: Du sollst offene Fragen zum Kunden und seinen Anliegen stellen.
- Sprachstil: Sprich professionell, aber nicht zu steif.
- Sprache: Du sprichst Deutsch.
- Verhalten: freundlich, hilfsbereit, motiviert und lösungsorientiert
- Gesprächsdauer: Halte dich kurz und sprich nicht zu lange.
- Natürlichkeit: Das Gespräch soll natürlich wirken.
- Technische Fragen: Falls jemand fragt, wie du als KI technisch funktionierst, verweise darauf, dass du von der Firma Fonio AI entwickelt wurdest, die in enger Partnerschaft mit deinem Unternehmen steht.
- Aufzeichnungen: Wenn jemand sagt, dass er nicht will, dass dieser Anruf aufgezeichnet wird, informiere den Anrufer darüber, dass der Anruf, weil du eine KI bist, aufgezeichnet werden muss. Biete an, den Anruf zu beenden, wenn der Anrufer darauf besteht.

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# Sensible Themen

Falls der Kunde über folgenden Themen spricht, sage, dass du nicht weiterhelfen kannst:

- Rechtliche Fragen
- Medizinische Auskünfte und Daten
- Politische Themen
- Rabatte
- Detailliertes Angebot
- Religion

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Schritt 5: Telefonnummer einrichten

Damit mein Assistent erreichbar ist, braucht er eine Telefonnummer. Diese kann ich direkt auf der Plattform einrichten. Dabei kann ich zwischen deutschen oder österreichischen Nummern wählen, in meinem Fall entscheide ich mit für eine Nummer aus Österreich. CleanShot 2025-07-25 at 14.09.37.gif Ab sofort ist mein Assistent also unter einer eigenen Telefonnummer erreichbar. Ich entscheide mich dafür, Anrufe, von meinem Mobiltelefon an fonio weiterzuleiten. Das kann ich einfach auf meinem iPhone einrichten (Dieser Schritt funktioniert bei unterschiedlichen Geräten verschieden, daher wird er hier ausgelassen). Immer, wenn ich nicht erreichbar bin, sollen Anrufe zu Marie bei fonio weitergeleitet werden. Das funktioniert problemlos.

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Schritt 6: Tools/Nachverarbeitung einrichten

In meinem Fall möchte ich, dass ich eine E-Mail bekomme, wenn mein Assistent einen Anruf geführt hat. Dafür brauche ich eine E-Mail Nachverarbeitung. Die kann ich direkt im Assistenten unter Nachverarbeitung erstellen. CleanShot 2025-07-25 at 14.12.53.gif Hier kann ich nun folgende Informationen festlegen:
  • Betreff
  • Empfänger Prompt (Wer die Nachricht erhalten soll)
  • Bedingung (Unter welcher Bedingung die Nachricht versendet werden soll)
  • Email Inhalt
In meinem Fall entscheide ich mich, E-Mails mit dem Betreff fonio-Anruf bekommen zu versenden. Als Empfänger gebe ich meine E-Mail Adresse lukas@fonio.ai an. So bekomme ich alle Nachrichten über eingehende Anrufe. Weil ich in meinem Fall die Bedingung leer lasse, wird mir nach jedem Anruf ein Mail gesendet. Dadurch habe ich den vollen Überblick über meine Aktivität auf fonio. Den E-Mail Inhalt möchte ich auch nicht weiter anpassen, hier finde ich bereits alle Infos, die ich brauche. CleanShot 2025-07-25 at 14.17.37.gif

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Schritt 7: Test des Assistenten

Jezt ist die Einrichtung meines Assistenten abgeschlossen, und ich kann ihn testen. Dafür klicke ich rechts oben auf Audio testen. Hier kann ich beliebig oft mit meinem Assisteten telefonieren, das funktioniert direkt im Browser. Dafür brauche ich nur eine funktoinierendes Mikrofon und Lautsprecher. Sollte ich mit dem Verhalten noch nicht zufrieden sein, kann ich direkt den Prompt anpassen, und nochmals testen. CleanShot 2025-07-25 at 14.21.08.gif
⌘I